KI-Kompetenz nach Art. 4 nachweisen: Zertifikat, Dokumentation, Aufbewahrung
Kurzfassung
Art. 4 der KI-Verordnung schreibt weder ein Zertifikat noch eine bestimmte Form der Dokumentation vor. Die EU-Kommission stellt klar, dass Unternehmen ihre Schulungen und sonstigen Maßnahmen intern aufzeichnen können; die Bundesnetzagentur empfiehlt eine Dokumentation mit Art, Umfang und Teilnehmern der Maßnahmen. Sinnvoll ist eine Aufstellung, aus der hervorgeht, welche KI-Systeme im Einsatz sind, welche Personengruppen damit arbeiten, welche Maßnahme sie wann erhalten haben und was Inhalt war. Ein Zertifikat eines Schulungsanbieters ist ein Beleg innerhalb dieser Dokumentation, kein amtliches Dokument. Ein Wissenstest ist nicht vorgeschrieben, macht den Nachweis aber belastbarer, weil er den Lernerfolg dokumentiert, nicht allein die Teilnahme.
Was das Gesetz verlangt und was nicht
Art. 4 Abs. 1 KI-VO verpflichtet Anbieter und Betreiber, Maßnahmen zur Unterstützung der KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen. Eine Dokumentationspflicht enthält der Artikel nicht. Auch die Neufassung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 hat keine hinzugefügt.
Die Kommission beantwortet die Frage nach dem Zertifikat in ihren Fragen und Antworten direkt: „Es besteht keine Notwendigkeit für ein Zertifikat. Organisationen können interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Maßnahmen führen.“
Die Bundesnetzagentur schreibt auf ihrer Seite zur KI-Kompetenz: „Die KI-VO sieht keine Zertifizierungspflicht für in Anspruch genommene Schulungen oder Qualifizierungsmaßnahmen vor.“ Sie empfiehlt zugleich eine ausreichende Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen mit Art, Umfang und Teilnehmern.
Ein amtliches oder EU-weit anerkanntes „KI-Zertifikat“ für Mitarbeiter gibt es nicht. Jedes Zertifikat, das ein Schulungsanbieter ausstellt, dokumentiert die Schulung dieses Anbieters. Formulierungen wie „gesetzlich vorgeschriebenes Zertifikat“ oder „offizieller Art.-4-Nachweis“ sind unzutreffend.
Warum trotzdem dokumentiert werden sollte
Die Marktüberwachung der KI-Verordnung läuft seit dem 2. August 2026. In Deutschland ist die Bundesnetzagentur nach § 2 Abs. 1 KI-MIG die zuständige Behörde. Nach § 11 KI-MIG hat sie die Befugnisse der Marktüberwachungsverordnung (EU) 2019/1020, darunter das Recht, Unterlagen und Auskünfte zu verlangen. Ein Bußgeld für Verstöße gegen Art. 4 sehen weder Art. 99 KI-VO noch § 15 KI-MIG vor; die Behörde kann aber Anordnungen treffen. Wer gefragt wird, welche Maßnahmen er getroffen hat, sollte das belegen können.
Daneben gibt es drei Gründe, die nichts mit der Behörde zu tun haben.
Haftung: Kommt es durch KI-Einsatz zu einem Schaden, etwa durch eine ungeprüft übernommene Auskunft oder eine diskriminierende Vorauswahl, stellt sich die Frage, ob das Unternehmen seine Mitarbeiter angemessen vorbereitet hat. Die Dokumentation ist dann das Beweismittel.
Kunden und Auditoren: Auftraggeber fragen in Ausschreibungen und Lieferantenaudits zunehmend nach Maßnahmen zur KI-Kompetenz, ebenso Zertifizierer für ISO 27001 oder ISO 42001. Eine Aufstellung, die man vorlegen kann, spart Rückfragen.
Steuerung: Wer weiß, wer wann geschult wurde, weiß auch, wer bei neuen Mitarbeitern, neuen Werkzeugen oder Rechtsänderungen nachgeschult werden muss.
Was eine Dokumentation enthalten sollte
Es gibt keine vorgeschriebene Form. Die folgende Struktur deckt ab, was Kommission und Bundesnetzagentur nennen, und lässt sich in einer Tabelle, im HR-System oder im Datenschutz-Management führen.
| Bestandteil | Inhalt | Warum |
|---|---|---|
| Bestandsaufnahme | Welche KI-Systeme sind im Einsatz (Werkzeug, Anbieter, Zweck, Abteilung), einschließlich KI-Funktionen in Standardsoftware | Art. 4 verlangt, den Einsatzkontext zu berücksichtigen |
| Rollen und Risiko | Welche Personengruppen arbeiten mit welchen Systemen; welche davon in Hochrisiko-Kontexten nach Anhang III (z. B. Bewerberauswahl) | Begründet, warum Gruppen unterschiedliche Maßnahmen erhalten |
| Maßnahmenplan | Welche Maßnahme welche Gruppe erhält: Grundschulung, Vertiefung, Leitlinie, Einweisung; wer verantwortlich ist | Zeigt, dass die Maßnahmen abgestimmt sind, nicht zufällig |
| Teilnahmenachweis | Name, Datum, Dauer, Format, Trainer oder Anbieter, Inhalte in Stichworten | Der eigentliche Beleg je Person |
| Lernerfolg | Ergebnis eines Wissenstests, falls durchgeführt; Zertifikats-ID | Unterscheidet Teilnahme von Verständnis |
| KI-Richtlinie | Erlaubte Werkzeuge, verbotene Eingaben, Prüfpflichten, Ansprechpartner; Datum der Bekanntgabe, Empfangsbestätigung | Die Kommission zählt „andere leitende Maßnahmen“ ausdrücklich zu Art. 4 |
| Auffrischung | Anlass und Datum der nächsten Überprüfung: neue Systeme, neue Mitarbeiter, Rechtsänderung, Turnus | Belegt, dass die Maßnahme gepflegt wird |
| Externe | Wie Freelancer und Dienstleister erfasst sind: eigene Schulung, vertragliche Zusicherung, Nachweis des Dienstleisters | Art. 4 erfasst auch Personen, die im Auftrag mit KI-Systemen arbeiten |
Für ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitern ist das eine Tabelle mit 30 Zeilen und ein zweiseitiges Dokument. Für 500 Mitarbeiter gehört es ins HR-System.
Teilnahmebescheinigung oder Kompetenznachweis
Eine Teilnahmebescheinigung belegt, dass eine Person an einer Schulung teilgenommen hat. Ein Kompetenznachweis belegt zusätzlich, dass sie den Inhalt verstanden hat, in der Regel durch einen Wissenstest.
Art. 4 verlangt keinen Test. Der Unterschied wird relevant, wenn die Dokumentation vorgelegt werden muss. Eine Bescheinigung über 90 Minuten Webinar sagt nichts darüber, ob der Mitarbeiter am Ende wusste, dass ein Sprachmodell Quellen erfindet. Ein bestandener Test mit Szenariofragen sagt es. Bei Rollen mit erhöhtem Risiko, etwa HR, Führungskräften oder Entwicklern, ist der Unterschied größer als bei reiner Büronutzung.
Ein Test hat einen zweiten Nutzen: Er zeigt, welche Inhalte nicht angekommen sind, und damit, was in der nächsten Schulung oder in der KI-Richtlinie nachgeschärft werden muss.
Personenbezogene Daten in der Schulungsdokumentation
Die Dokumentation enthält Namen, Daten und gegebenenfalls Testergebnisse; das sind personenbezogene Daten der Beschäftigten. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung beziehungsweise das berechtigte Interesse des Arbeitgebers an der Erfüllung von Art. 4 (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG). Testergebnisse sollten nur bestanden oder nicht bestanden ausweisen und nicht für Leistungsbeurteilungen verwendet werden; das gehört in die KI-Richtlinie oder eine Betriebsvereinbarung.
Wo ein Betriebsrat besteht, sind Schulungsmaßnahmen und die Einführung von KI-Werkzeugen mitbestimmungsrelevant (§ 87 Abs. 1 Nr. 6, § 96 bis § 98 BetrVG). Die Einbindung vor der Schulung erspart Diskussionen danach.
Wie lange aufbewahren
Art. 4 und das KI-MIG enthalten keine Aufbewahrungsfrist für Schulungsnachweise. Sinnvoll ist eine Orientierung an anderen Unterweisungsnachweisen, etwa im Arbeitsschutz oder Datenschutz: mindestens für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses plus die Zeit, in der Ansprüche aus einem KI-bedingten Schaden geltend gemacht werden könnten. In der Praxis werden Nachweise häufig drei bis fünf Jahre nach Ausscheiden des Mitarbeiters aufbewahrt und dann gelöscht. Die Frist sollte im Löschkonzept stehen.
Was das AIEXAM-Zertifikat dokumentiert
Das Zertifikat von AIEXAM.EU wird nach bestandenem Online-Test ausgestellt und enthält Name und Unternehmen des Teilnehmers, Datum und Dauer der Schulung, die behandelten Inhalte, den bestandenen Wissenstest und eine eindeutige Zertifikats-ID. Unternehmen erhalten zusätzlich Teilnehmerliste und Ergebnisse als CSV oder Excel für ihr HR-System.
Es ist ein von AIEXAM.EU ausgestellter Schulungs- und Kompetenznachweis und deckt in der Tabelle oben die Zeilen Teilnahmenachweis und Lernerfolg ab. Bestandsaufnahme, Maßnahmenplan und KI-Richtlinie bleiben Aufgabe des Unternehmens; auf Wunsch unterstützt AIEXAM.EU dabei.
Häufige Fragen
Brauchen Mitarbeiter ein Zertifikat nach Art. 4 KI-VO?
Nein. Art. 4 schreibt kein Zertifikat vor. Die EU-Kommission und die Bundesnetzagentur stellen das ausdrücklich klar. Eine interne Dokumentation der Maßnahmen genügt.
Gibt es ein offizielles EU-Zertifikat für KI-Kompetenz?
Nein. Weder die KI-Verordnung noch das deutsche KI-MIG sehen ein amtliches Zertifikat für Mitarbeiter vor. Zertifikate von Schulungsanbietern dokumentieren die jeweilige Schulung und sind nicht mit einer staatlichen Bescheinigung gleichzusetzen.
Reicht eine Unterschriftenliste als Nachweis?
Als Teilnahmenachweis ja, wenn Datum, Dauer, Inhalt und Trainer vermerkt sind. Sie belegt aber nur die Anwesenheit. Für Rollen mit erhöhtem Risiko ist ein dokumentierter Lernerfolg belastbarer.
Muss die Dokumentation einer Behörde vorgelegt werden?
Nicht von sich aus. Die Bundesnetzagentur kann als Marktüberwachungsbehörde Unterlagen anfordern (§ 11 KI-MIG in Verbindung mit Art. 14 der Verordnung (EU) 2019/1020). Dann muss die Dokumentation vorliegen.
Wer muss dokumentieren, der Anbieter der Schulung oder das Unternehmen?
Das Unternehmen. Es ist Betreiber und Adressat von Art. 4. Der Schulungsanbieter liefert Belege, die das Unternehmen in seine Dokumentation übernimmt.
Wie lange ist ein KI-Kompetenznachweis gültig?
Art. 4 nennt keine Gültigkeitsdauer. Ein Nachweis dokumentiert den Stand zum Schulungsdatum. Eine Auffrischung ist bei neuen Systemen, neuen Aufgaben oder Rechtsänderungen sinnvoll; viele Unternehmen koppeln sie an einen jährlichen Turnus.
Quellen
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 4, Art. 99: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj
- Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus zur KI-Verordnung): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2026/1744/oj
- Europäische Kommission, AI Literacy – Questions & Answers, Stand 27. Juli 2026: https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/faqs/ai-literacy-questions-answers
- Bundesnetzagentur, KI-Kompetenz nach Artikel 4 KI-Verordnung: https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Fachthemen/Digitales/KI/7_Kompetenz/artikel.html
- Bundesnetzagentur, Hinweispapier KI-Kompetenzen nach Artikel 4 KI-Verordnung (Juni 2025): Hinweispapier KI-Kompetenzen (PDF)
- KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG), § 2, § 11, § 15: https://www.gesetze-im-internet.de/ki-mig/
- Verordnung (EU) 2019/1020 (Marktüberwachungsverordnung), Art. 14: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2019/1020/oj
- Bundesdatenschutzgesetz, § 26: https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/__26.html
- Betriebsverfassungsgesetz, § 87, § 96–98: https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/
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